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除此之外手表还有许多的功用,当然你必须先拥有一个多功能的手表,例如具有简单计算的功能。
对于上班族而言,实在有必要买一个实用性的手表。
一般女性戴手表都喜欢将数字盘戴在手腕的内侧,不但在车内看书时可以用余光瞄一眼;在与人商量事情时,也可趁对方不留意之际,偷偷看一下时间。
三 工作的安排方法
(一)讲求效率,也兼顾人情味
有人误解效率的真谛,以为讲求效率就是废话少说、公事公办,毫无人情味可言。和这种人打交道根本谈不上意见交流,充其量只是交换信息而已。
喜好此道的人颇以“专业作风”自诩。在他们心目中,关心别人的子女或是休闲度假,是白白浪费生命。
其实,这么做非常不符合时间的经济原则。少谈私事或许真能节省更多时间办正事,但可能留下一种印象:你是个不值得共事的朋友。
对事可讲效率,对人可不可讲效率呢?有个年轻人,一度对追求效率十分着迷,每天的行程都安排得相当紧凑。
到后来,日程表居然已细分到以分钟为单位。记得有那么一天,诸事顺利,他依计划洗车、借书。。但到了“与女友分手”这一项,事先的计划完全被打破。
原本他只安排了10 至15 分钟打电话,向女友解释一切。没想到,解释了一个半小时,还难以收场,因为女友实在无法接受这突如其来的打击。此事证明,对人不可讲效率,对事才可如此,对人讲效率要看某一行为是否有效。
(二)避免无谓的电话捉迷藏
但愿别人在电话“捉迷藏”上浪费一分钟,你就能收入一分钟,那么不出一年,你就能像英国女王一样富可敌国。有太多时候,你打电话找某人,可是对方却:
·不在办公室里
·正在开会
·正在上洗手间
·走开了不在位子上这就是电话捉迷藏。
这种事在所难免,因为人不可能拴在办公桌前分秒不离。但是有两个最起码的原则,可以避免这种一而再、再而三的追踪游戏。
一、如果是对方的助理、秘书(或家人、室友)接的电话,务必打听何时可以联络到此人。
二、留话时别忘了请对方在某个时刻或某个期间回话,如果暂时联络不到你,也告诉接电话的人一声。
(三)效率也具有感染性
有效运用时间必须靠群策群力。
就算是为时间而竞争,也需要群体的合作。就以时间竞争最显著的例子——赛跑来说。
在跑道上,为突出领先群雄的选手,必须有某种形式的团体合作加以配合。首先,有人必须在起跑之后就一马当先,这算得上是一种难得的牺牲,因为除了短跑,在其它赛跑项目中一马当先的,通常都不会第一个抵达终点。
比赛期间,又需要有人亦步亦趋的跟着最后夺标的选手,使他不敢稍有懈怠。
到最后冲刺阶段,更需要有人给他威胁,激发他更深层的潜能与意志,奋力向前,最终赢得冠军。
即使是世界级的选手,如果没有势均力敌的竞争者在场,也跑不出杰出的成绩。
运动场上的状态,也可应用在日常办公室中的运作中。有些公司一开始步调就放得很慢,不论是由上而下,还是由下而上造成的,在此种环境中,怎能有效率可言?相比之下,有些公司却一味追求效率,毫不松懈,不论是否面临特殊状况,永远处在备战状态中。
假如现在请秘书过来,交给她一堆文件复印,她却看到身为主管的你斜倚着椅背,双腿搭在办公桌上,手里还把玩着魔术方块。想想看,她免不了也是把文件往桌上一堆,就径自喝起咖啡,然后先打几个私人电话再说。
她为什么要认真努力呢?老板都如此散漫,秘书何必拚命呢?部属当然是追随上司的作风。
但是,如果秘书走进来,发现你已经在拟下一个指示,自然就不敢怠慢。
因为她知道还有更多工作要处理,容不得拖延。想当然就会采取不同的态度,说不定会立刻快步奔向复印室。
当然,这其中带有争口气的成份,不过那是同心协力的“争”,彼此目标是一致的。等过完一整天,你可以对着已完成的工作,诚实地对秘书说:“今天我们的表现都不错。”这样的结果,是她激励你更积极,而你激发她更有效率。
这种相互影响的状况随时发生在生活的各个层面当中,无怪乎打哈欠或是跷脚都具有传染性。或有意或无意,人都有模仿与善变的心性,时时度量着、附和着同伴的步调与节拍。
(四)作决定宁可慢,不可轻率
迟缓的决定总比草率的决定更恰当;不作决定比作错误的决定要好得多。可惜大多数人宁可求快不要慢,宁可犯错也不愿有所保留。
如果发觉这其中有冲突矛盾之处,那就对了。在这追求速度的时代,人人都是速度至上、效率第一。想要迅速有效地作决定,结果很可能适得其反。
凡是可以缓一缓的决定,就该缓一缓;人必须极力抑制自己的冲动、草率。
可惜许多人办不到,或因为缺乏耐心、等不及,或由于其他原因,总之是要求立见分晓,于是我们被迫作出匆匆的决定,被迫不假思索地回答对方草率提出的问题。如此行事十分危险。
安东尼·罗宾指出,延缓决策过程的诀窍在于,要相信不作决定或不能作决定,其实并不会带来不良的后果。
美国医生或处理预约挂号的美国护理人员,最擅于此道。你急着找医生时,打电话去,结果如何?你根本不会直接找到医生,一定是护士先来接听,问个相关的问题,然后告诉你最快也要两周后才能轮到你就诊。
她会问:“要上午来还是下午?”很平静的又把决定权推回给你。
说穿了,护士所问的是:你是否宁可讨人厌烦非立刻来看医生不可?还是可以等上两星期,到时候病痛可能早已不治而愈?医生都知道,病人大部分的不舒服都还不到必须立即处理的地步,所以也最懂得拖到更多症状时再作决定。
这个办法太棒了。医生可借此依自己的步调来处理问题,不必受制于病人。这个原则在十之八九的情况下都适用。
商场上也有同样的例子。曾担任《时代》周刊主编八年的卡夫说过,每周部属所提出来的问题,有半数他都任其悬而不决。但这并不表示他优柔寡断,主编的工作绝对是“决策密集”的。他每天要面对不下数十个疑难杂症,这可不是该先给谁打电话、该给哪些人回话、或到哪里午餐之类芝麻绿豆的小事;他每一个决定都会影响到一群遍布世界各地的一流人才。
一旦他决定要报导某个主题,就会引起一大群记者、编辑、撰稿人员及摄影记者一连串的动作,同时也会引发一系列其它的决定。在主题决定后,他还得决定由谁执笔,篇幅多长,要配合哪些照片及由谁来拍摄。杂志中的每一页都有许多细节要处理,每周六的截稿时间又一分一秒地逼近。办公室人来人往,都是拿问题来请示他的。
最后,为了维持判断力,为了不受杂事干扰,也为了控制预算,他干脆顺其自然,不作决定。以目前世界情势与新闻事件瞬息万变的状况,不出所料,这些所谓迫在眉睫的问题多半会自然而然地消失,要不就换个方式又出现。且不论是哪一种结果,当初若下了决定,此刻也已失去意义。
卡夫举例说明:“如果有人极力推荐某个题材,但是我没有把握,就先搁一边凉一凉,宁愿晚一天再着手,也比指派某人去做以后才发现错误,又必须重来要好得多。”
(五)洞悉对方的“阳谋”
第二个延缓决定的诀窍是:好好了解为什么对方老是逼着你快快下判断。
这方面最典型的例子就是倍受业绩压力的业务人员。在一月或一季结束之前,业务人员的业绩总是最好,因为他们总会运用各种策略逼迫客户快些点头,包括降价、给予各种优惠或来个清仓大拍卖。
通常在这种情况下,顾客反而更要犹豫不决,逼得业务人员不得不作更多让步,才算精明。
当有人逼着我们当机立断时,我们会感受到那种压力。但有时候对方手法高明,丝毫不露痕迹,就很难察觉其动机。
IMG(美国国际顾问管理公司)总裁麦考梅克手下就有这么一位主管,无论是对外作公关或与新闻界打交道,绝对是一把好手。他最有兴趣的就是安排麦考梅克上电视或接受报纸专访,打打知名度。
可惜麦考梅克素来不喜接受访问,也没有太多时间耗在这上面。这位主管却不断催着麦考梅�