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一、如何正确认识会议
无可置疑，有许多企业的会议可以不开。但是，考虑到组织机构中面对
面交换意见的重要性，答案不是要少开会，而是要开高效率的会。
□传统理念的会议
会议是指。。 3个或。。 3个以上的人（其中一个为主持人）为发挥特定功能而
进行的一种面对面的多向沟通。它是人类社会所特有的一种聚众议事过程。
现实生活中，许多人因为不理解“会议”的真正内涵，或者是对会议和会议
相关的知识缺乏了解，所以总是频开效率低下的滥会而不达目的。
会议是一种管理工具，一般人对它有着热衷与厌恶两种极端的态度。热
衷会议的人强调会议的必要性，认为会议不可缺少，并且能够举出许多冠冕
堂皇的理由，来维护自己的观点，厌恶会议的人则将会议看作是浪费时间与
浪费精力的一种活动，并也能够举出许多耸人听闻的的理由来支持自己的见
解。其实，会议是有它特殊的功能和涵义的。
□会议的功能分析
会议有以下五项功能：
1。提供信息
我们可凭便条、备忘录、甚至正式的书面报告从事信息的交流。这样做，
显然要比开会更加经济划算。但值得注意的是，人们对书面的东西有时不一
定看，就算看了也不一定能完全理解。从这种意义来说，则开会不失为提供
信息的一种明智的举措。在会议中，主席不但能当面澄清与会者的疑问，而
且可借助视听器材，以增进与会者对信息的了解与兴趣。
2。汇集信息
召集能够提供信息的人开会，是收集信息的一种有效的方法。你可以请
求信息提供者，用书面的方式将信息传递给你。如果有必要让其他的人了解
这种信息，你也可将它复印然后分发出去。其次，可通过个别约见有关人士，
当面向他们收集信息。这样做效果极佳。
3。解决问题
当一位主管面临问题时，他可当机立断地亲自加以解决，也可将它授权
给别人代为解决，而不需付诸于会议。但若问题紧迫度不高，同时主管希望
获得集思广益的效果，则最好是能邀请部属开会解决。邀请部属共商问题、
解决方案，不但可让部属感受到尊重，而且也能表现出对协商解决的热情。
4。 宣传政策
当一位主管准备将既定的政策传达给部属的时候，他可以采取三种途
径：第一、书面宣传；第二、面对面个别宣传；第三、凭开会宣传。书面宣
传虽然最符合经济原则，但却不如面对面个别宣传那样有说服力，因为若采
用面对面方式，则主管可根据每位员工特点以调整其宣传方式。至于接受会
议形式与否，最主要考虑在与会者之间的交流是否足以产生良好的说服效
果。假如主管认为交流有利于说服效果提高，则采用开会宣传方式；但若主
管认为可能导致与会者矛盾，则宁可采用面对面个别宣传或书面宣传方式。
5。5。
由于人力开发重要性已被企业界所确认，因此员工的培育训练也越来越
普遍。大多数企业除采用专门会议的方式，为其员工实施培育训练——除却
一般所谓的会议培训之外，尚可采取以下五种措施：
（1）指定员工阅读书刊。
（2）要求参加函授课程。
（3）主管或其他有训练专长的人，为员工进行个别指导。
（4）派遣员工学习外界训练课程。
（5）以“企校联合”方式，派遣员工到教育机构进修。
□典型企业会议类举
1。股东例行年会和董事会议
一般来说，股份制企业每年要召开一次股东例会或股东代表会。会议的
筹办工作由企业秘书部门承担，通常会前三到四个星期将例会的书面通知邮
寄给每一个会议代表，并承担会议服务工作。
董事会也分例会和特别会议。董事会的例会可不寄发书面通知，但企业
秘书人员必须事先用电话通知，提醒参加会议的董事按时到会。重要的董事
会议发书面通知，也是必要的。对于参加特别会议的董事，还要印制一份董
事名单、不管他们是否出席，都应将书面通知和名单寄发给参加会议的董事，
并请对方寄回是否能出席的回执。
2。经理例会和特别会议
这类会议是例行的，已排进企业领导者日程表的会议（如每月一次或每
周一次）。由主持会议的企业领导审定议题，企业秘书人员将选定的议题及
会议通知提前提交给会议的参加者，以便其作好准备。会前企业秘书人员要
把可能缺席者的名单通知主持会议的企业领导人，这样做可以避免因人数不
足而影响研究有关问题或表决。
企业秘书人员要迅速准确地做好会议记录，起草会议纪要，呈会议主持
人审阅，还要注意会议有关内容的保密工作。
经理的特别会议，是在企业领导认为事关企业外部环境或企业内部运行
机制等重要问题，需要企业领导集体立即进行研究，作出果断的决定时召开
的。这类会议的任务主要是研究出现的新问题，作出相应的对策。企业秘书
人员在这类会议前要尽可能迅速、准确、全面地收集有关新动向的信息资料，
并立即向企业领导人汇报。当企业领导人决定召开特别会议后，应迅速通知
与会者，并联系交通工具，让与会者及时到会。当特别会议作出决断之后，
企业秘书部门必须采取各种手段，及时传达会议精神，收集执行情况，为企
业领导人全面指挥和控制提供服务。
3。业务会议
业务会议是重要的企业经营活动，是提高企业经济效益的关键。企业领
导人必须过问或亲自出面处理。企业供销、技术、生产、计划等职能部门，
均应根据不同的业务洽谈的需要，协同具体筹办和参与洽谈活动。
召开业务会议，首先需要准备业务洽谈所必需的资料和制订会谈方案，
接待对方洽谈代表，通过洽谈签订双方业务合同。
4。新产品新闻发布会
当企业某项新产品问世之后，必须尽快介绍给社会公众，让公众了解、
接受，从而赢得市场。介绍新产品的办法除了通常采用的商品广告外，新产
品新闻发布会是一种常用的有效手段。在有公共关系部的企业，新产品新闻
发布会应由公关部负责筹办，销售和企业秘书部门参与筹办，在没有公关部
的企业，一般由销售部门和企业秘书部门共同筹办。筹办这类会议，要注意
以下几点：
品新闻发布会是一种常用的有效手段。在有公共关系部的企业，新产品新闻
发布会应由公关部负责筹办，销售和企业秘书部门参与筹办，在没有公关部
的企业，一般由销售部门和企业秘书部门共同筹办。筹办这类会议，要注意
以下几点：
要精心设计，尽可能运用新奇、生动、别开生面的方式介绍商品的
长处和特点，引起新闻媒介的兴趣，提高发布效果。
（2）要热情周到、平等礼貌地对待各新闻单位的记者，为他们新闻采访
提供方便。不能厚此薄彼，引起不必要的矛盾，不能出现疏漏，避免造成不
良印象，影响企业形象。
（3）新闻发言人的讲话要事先拟订，并请有关专家修改，最后由企业领
导人审定。尽可能严密、准确、流畅。对记者可能采访的问题，要事先准备
详细的资料，不能一问三不知。对必须保密的有关问题，当记者问及时，要
委婉地回避，并礼貌地请对方谅解。
5。订货会与展销会
这类会议是企业经营销售中经常使用的一种有效手段。开会之前，要做
好细致的筹办工作；开会之后，企业要做好来客接待和迎送工作，使销售活
动井然有序，达到企业的最终目的。
6。企业周年庆祝会与纪念会
周年庆祝会是企业的一件大事，通过庆祝会，向企业内外公众展现企业
发展的历史和所取得的成果，展现企业的实力和对未来发展的信心。这类庆
祝会、纪念会，对内能增强全体职工的自豪感和自信心，增强企业的凝聚力：
对外能在社会公众中，树立良好的企业形象，推进公共关系，取得广泛的合
作与支持。企业周年庆祝会、纪念会，往往由企业领导人亲自主持，领导人
秘书部门筹办，企业各有关部门要参与。在筹办过程中，除注意节约开支外
还应注意以下几点：
（1）要全面整理企业发展的历史资料和生产经营、技术、服务等方面的
有关资料、实物、图片，并采取丰富、有趣、具有艺术性的方式，将其展现
在公众的面前。既要全面介绍，又要引人注目。最忌呆板、繁杂、使人厌倦。
开会的�