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·除了拖延回复电子邮件之外，你可以通过建立模版的方式减少许多你经常被询问的问题的回信时间。这样不仅会节省你的时间，而且你的回信也将是结构严谨，语言优美的。
·让与你通信的人了解到他们将何时收到你的回信。通过创建自动回复的信息，可以通知来信的人何时能够收到你的回信。这会使他们心平气和，并且会让他们继续给你发送有关的信息。当你离开办公室时，这个方法就尤其有效，因为你没有必要回来处理大量性急的顾客或雇员的电子邮件。
·你所发送的大约50％的信息都可以被压缩为一个主题短句。例如：
职员会议调整到下午1∶30。
联邦快递的包裹刚到。
是的，我将和你结婚（不过，我希望你考虑亲自处理这方面的问题）。
没有必要浪费你宝贵的时间详细地介绍会议变化的原因，告诫员工开会要准时，并且告诉那些没有人会考虑到的员工。通过用主题句的方式将自己的信息概括出来，你同样节省了你的收信人的时间。他们不会感觉受到强制，必须回信——而且，你也不必阅读和删除大量的“好的，我将会准时参加会议。热切期盼着会议的开始”这样的回信。只是想一想，如果你办公室中的每一个人，以及你所有的朋友都采用这样的方法的话，你会节省多少时间呀！你怎样才能让他们这样做呢？应该自己率先垂范。然后将这个小技巧传递给那些你经常用电子邮件联系的人。
·最后一条关于电子邮件的建议：忘记即时消息！根据《纽约时报》的统计，1/4美国雇员在工作中使用即时消息。文章指出，“这样的即时消息软件是免费的，而且很容易下载。”接受采访的一位经理高兴地说，“这是我所见到的最有效率的工具了。”如果你工作中的目标就是浪费尽可能多的时间的话，那么即时消息就是一个伟大的工具。你工作期间会不停地收到在线的你的朋友和同事的干扰，这样你就一定不能够长时间地保持注意力。“顾客很高兴能够收到对于问题的即时回答”，上面所提到的那个经理说。也许是这样的。但是，如果回答很诚实的话，他们并不喜欢，例如“因为我回答即时消息太忙了，请原谅现在我不能回答你的问题。”
高效秘密2：批量处理雷同工作
你必须回复25封电子邮件，或者打10个电话，或者写3个备忘录。你可以通过将任务汇总，并在自己的日程安排中设定出专门的时间段，一次性地全部处理它们。这样在一天中，你就会很容易地给自己节省出1个小时的时间来。
将普通的任务汇集起来，你就会变得更为高效。在你每天的任务清单中，将自己的任务分门别类，并且在自己的日程安排中分配特定的时间予以解决。
当你这样做时，一定要为自己留出一些时间。否则的话，日程排满，而没有休息将导致你筋疲力尽。伴随着你需要完成的各式各样的任务，你每天需要给自己5分钟、10分钟或15分钟的休息时间。
你可以享受一下阳光下的漫步，或者做一个猜字游戏，喝一杯咖啡。现在，我有三种自我消遣的方式。当我感到压力比较大时，我就坐进我放在办公室外面的椅子上，阅读信件以及其他的商业文件，同时享受一支很好的多米尼加富豪型雪茄。如果需要，我一般选择在游泳池旁与其他人进行闲谈（禁止吸烟）。当我工作压力不是特别大的时候，就抽一支烟，并读一首诗。
高效秘密3：用简单的方法控制你的时间表
你是不是经常带着最好的意愿开始一天的生活——计划工作日程，安排时间，突出重要的目标并发誓要坚持做到这些——却发现到中午时事情已经变得一团糟了呢？
你很难跟上时间的节奏。你埋头于工作中，当你下一次抬起头，时间已经过去了3个小时，而你甚至还没有完成原定任务的一半。
我通过一个煮蛋计时器解决了这个问题。它看起来就像一个传统的、上发条的钟，但实际上，它是用电池的。当我开始一个项目时，我为它分配定量的时间。当时间到了以后，计时器就以一种不断提高的嘟嘟响的声音提醒我。
我将计时器放置在离办公室很远的地方，以至于我不能够到它，也不能将它关掉。我不得不离开椅子，穿过屋子。然后，我没有立即返回到我的座位开始一项新的任务，我离开办公室进行为时一分钟的散步或者做一个伸展运动。这让我有一个短暂的休息时间，帮助我开始下一个项目。
另外的一个使用计时器帮助你控制日程安排的方法就是当某人走进你的办公室，并且说“我有一个小问题。能抽出一分钟吗？”，你说“当然”，并且将计时器设定为一分钟。
高效秘密4：对公司的会议进行控制
我完全赞同限制公司会议的数量。人们通常在每天的会议上浪费了太多的时间。这些会议通常会持续一两个小时，却不能给与会者带来任何有价值的东西。
不管你是否是会议的主持人，你都应该在参加会议之前有一个计划。你的计划应该包括一个详细而明确的个人议程（例如，“因为我与杰夫有一个关于新产品的协议，所以我必须离开会议”），以及如何达到那个目标的主意（例如，“我将同他进行简短的、有逻辑的争论——如果他不支持我的观点，我将提醒他他欠我的人情”）。
如何确定重要的工作已经完成了？（3）
很明显，你不能够取消所有的会议。然而，你可以减少每周会议的数量，以及每次会议持续的时间。这样你就可以节省1个小时甚至更多的时间，用于那些更为高效的工作，促进你公司目标的实现，同时促进你个人的事业和个人目标的实现。
对于会议，最严重的挑战是能否按时开始，并且保持会议简短，切中主题。如果有人在10分钟后才姗姗到来，就会打断会议正常的进程，并且为了使他跟上会议的进度，还要浪费很多的时间。而且，更为糟糕的是，会议会因此而陷入僵局，并且消耗掉你1个小时甚至更多的时间而没有实现任何你设定的目标。
如果你发现每周的例会总是推迟开始的时间，而且持续的时间太长，你可以考虑这样尝试一下：选择在周一、周三、周四开10分钟的短会，而不是每个周开1个小时的长会。
如果每次会议只有10分钟，那么会议必须按时开始。你就会发现——正如我已经发现的那样——你已经做了更多的事情，因为你立即就开始注意那些最为重要的事情。你将每周节省1个半小时（1年3整天的时间）。而且迟到者很快就会学到守时的宝贵美德：因为会议只有10分钟的时间，所以没有时间将他们引入会议，因此他们将在自己的日程中安排按时到会——而且，下一次也会按时到会。
高效秘密5：将备忘录的内容压缩到一页
另一种简化你一天日程的方法，就是改变自己写作简单的商业文件的方式。写一个备忘录需要花费半个小时甚至更多的时间。通过缩短备忘录的长度，开门见山地阐述你的中心思想，你就可以将时间减半，并且双倍地增加你的信息的说服力和清晰度。
如果商业文件写得不很好，通常是因为出现了下面的问题：
1过于复杂。
2太令人糊涂了。
3太模糊了。
4不令人信服。
上面的四个问题都可以通过上文中所谈到的简单方法予以解决。
开门见山地提出自己的主要观点可以让读者准确地知道你正在谈论的问题，并且吸引读者继续读下去。如果你的论点是有力的（也就是说，你的观点对他们来说是有用的），这将立即吸引你的读者，并且激励他们认真阅读你在下文中所谈到内容。
文件越短，你就越需要更早地提出自己的主题句。下面是一些比较笼统的指导性意见：
·对于不超过500字的文件（大多数备忘录都是这样的长度），使第一句成为主旨句。
·对于500字~1500字长度的文件，让主旨句出现在第一段中。
·对于超过1500字的文件，在第一页中点出主旨句。
无论多长的文件，都没有在第一页以后点出主旨句的。
大多数的备忘录，一页（500字）以下是最合适的。掌握一页完成备忘录的方法是一种非常宝贵的商业技巧。这不仅会使你成为更有竞争力的交流者，而且会使你的思想更加敏锐。做到这一点的一种简单方法就是使用这种�