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第3封回信第3封回信办会的细节——百密不可一疏
小爽：
来信收到，再次领教了你的嘴上功夫，恭维吹捧之时也少不了夹枪带棒的：表面上口口声声说是越来越理解了老同志的苦心，其实还是在怪我不知轻重、不分缓急地给你说了这么多的礼仪知识。在扬言千万不要因此扰乱了我的教学计划的同时，还是为我列出了下一步你最想知道的东西——接打电话、开会、办事，与领导及同事们相处的技巧等。
你的心思我自然理解，也正如你所说，此前，之所以占用这么多的时间与你探讨你可能还一时用不上的礼仪知识，是怕你在一些小事情上出丑。另一方面，我也是有意把你最想了解的东西，如做事技巧等往后放一放再说，倒不是有意逗你着急，而是想叫你在这方面有一些切身感受后，更易于沟通。
细想想，礼仪方面的知识，通过前面二讲，你也应该有了一个大体的概念。至于其他方面的礼仪知识你可以再看看相关的书籍，有可能的话，我也可以在以后的通信中穿插着向你择要介绍。那么从现在起，我就满足你的要求，不再专题讨论礼仪知识，而把讨论的重心从出门在外向办公楼内转移。今天你在信中提到了自己在公司行政会上闹出的笑话，那么，我索性就顺着这件事说下去。
中国的会多，这一点众所周知。要想使会开得成功，达到预期的目的，其中有很多的学问。介绍如何开好会的书籍有不少，但我今天要说的不是开会，而是办会。两者的区别何在？好比看戏，开会是台上人讲，台下人听，一切都在前台；办会是指会议的筹划、准备、组织、操作、落实等，工作则在后台。作为单位综合部门的一名工作人员，掌握必要的办会知识是做好工作的前提。
今天你们公司召开的行政工作会属于大型会议，会议的组织较为复杂，常常需要一个或几个部门的一批人共同完成。以你目前的身份一时还不大可能独立担当如此重任，届时只需按照领导的要求做一些具体工作就行了。所以这里也不讲，今天只讲中小型会议的组织。
假定你们事务部要主持召开一个由部分部室负责人参加的专业会，同时有集团领导出席讲话。一般来说，这类会议的组织工作比较简单，部门也不会投入更多的人来操办，通常只随便指定一个人操办一下就可以了。假定这个操办的任务就落在你的头上，那么你应该做哪些工作呢？
一、会前的准备
就是要根据会议的主题确定会议的议程、准备会议材料、确定参加人员以及会议的时间地点等。
（1）准备会议材料。
除会上使用或发放的材料外，如有领导出席讲话，还应提前弄清是否需要为领导准备讲话稿或讲话提纲。因为在很多情况下领导出席只是为了提高会议的规格或表明领导对会议内容的重视程度，以便会后推行和落实，所以领导对会议本身的了解通常也远不如主办部门深刻。这种情况下，有些领导就喜欢叫主办部门准备讲话稿或讲话提纲。因此，在筹备有领导出席的会议时一定要问清楚是否需要准备讲话材料，由谁准备等。如果等临开会时，领导要讲话材料你却拿不出，就很被动了。
在为领导准备讲话材料时，除了要讲清楚会议的目的、意义、要求之外，还应善于把主办部门通过会议所要达到的目的通过领导的嘴说出来（这也正是主办部门组织会议并邀请领导出席的根本原因）。
（2）确定会议的时间、地点和参加人员。
在确定会议参加人员时，除与会议主题相关的部门和人员外，如有需要对会议进行宣传报道的话，还应考虑请新闻媒体的人员参加。在确定会议时间时，在保证会议不与公司其他活动相冲突的前提下，尽量根据出席领导的方便进行安排。
确定会议地点时，除了要与参会人数及身份相适应外，还应满足会议形式的需要。根据会议内容或所要达到的效果不同，所采取的会议形式往往也不尽相同，一般可分为主席台式、座谈式、分组式等等，而会议的形式不同对会议室的要求也各不相同。此外，还应考虑悬挂会标、音响系统等相关因素。因此，除非你对拟定会议地点的情况非常熟悉，否则在最后确定会议地点之前一定要实地考察一下，以确保不出纰漏。
（3）发放通知。
会议通知通常包括以下内容：会议的名称、会议时间、地点、主办部门、出席领导、参加人员、主要议题等。此外，如需参会部门或人员在会议上发言或讨论的，也应在通知中一并说明，以便对方有所准备。发放会议通知的方式很多，如传真、邮件、信函、电话以及当面送达等。选择哪一种方式均可，但关键是确保该会议通知能够及时准确地送达参会人。
为了确保不出纰漏，在发放会议通知的同时或之后应进行适当确认。如以信函邮寄或当面送达（包括自取）时应进行签收确认；以邮件或传真方式通知的，发送后应另行以电话方式确认对方是否收到，内容是否清楚完整等，同时记录收件人的姓名；如以电话方式通知，在口述通知内容之后应请接收人重复通知的内容，确认无误后记录接收人姓名。近年来，随着办公自动化（OA）技术的不断普及，企业内部的通信联络越来越多地基于内部网络来实现，我们发出通知后随时可以查看对方是否已经接收，给工作带来了极大的便利。但越是如此越应及时检查各接收方是否已经及时接收，如发现有问题应及时以电话等方式督促其及时接收。
（4）会场布置。
对于规模较大的会议，一般要提前进行会场布置。会场布置一般包括桌椅的摆放、桌牌的制作和摆放、会标的制作及悬挂、音响系统的调试等。其中最不容忽视的工作是桌牌的摆放，之所以不容忽视，是因为桌牌摆放的实质是参会人员的座次问题。在上一封信中我们已经谈了宴会中的座次问题，而会议的座次与宴会是不尽相同的。
小型会议座次的排列一般只考虑主席一人的座位即可，其他人可自由择座。确定主席的座次一般有三个原则，即面门而坐、居中而坐和居右而坐（注意，这里讲的是进门方向的右侧）。而大型会议则应考虑主席台、主持人、发言人位次。主席台的位次排列的三个原则是前排高于后排，中央高于两侧，右侧高于左侧（政务会议则为左侧高于右侧）。主持人之位可居于前排正中，亦可居于前排最右，发言席一般可设于主席台正前方，或其右前方。
安排座次除了要懂得座次的高低外，还应明确参会人员身份的高低。通常在任何一个机构内都有一个不成文的排序原则和习惯，在确定桌牌排列的次序时，要在尊重习惯的前提下，根据参会人员的实际进行仔细推敲。在无绝对把握时，可向领导或同事请教。
（5）熟悉相关情况。
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办会的细节百密不可一疏（2）
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这是所有的会前准备工作中最容易被忽略的环节。就是要在会前抽出一些时间对与会议主题相关的背景资料进行必要的研究，要弄清楚有关问题的来龙去脉以及影响工作进展的症结所在，要对有关的数据了然于胸。因为你无法保证会议讨论的范围不会超出你准备的内容，而作为会议的主办部门的人员也应随时应对与会人员特别是领导的询问，如不能及时准确地回答这些问题，不仅会影响会议的进度和质量，也会给人留下工作能力不强或对所分管的工作心中无数的印象。
二、会议期间的组织工作
会议期间的组织工作至少应从会议召开前的半小时算起。
（1）再给参会人员提个醒。
如果参会人员不是很多，而会议内容又较为重要，且有主要领导出席的话，应提前给所有参会人员再打一次电话提醒。读到这里，你大概会有些不以为然了，反正通知已经发了，即使对方忘了开会的事情，责任也不在你，何必多此一举呢？其实不然，作为会议的组织者，你有责任保证会议准时顺利地进行，因此再次提醒也是必要的。如果对方真是因忙于其他工作而忘记了开会，经你的提醒后，对方自会心存感激。
另一方面，如果在会议开始后，真的发生多人未能准时到场的情况，出席的领导难免会怀疑这些人迟到的原因到底是对方忘记了，还是会议主办部门的通知有误。最可怕的是在这种情况下领导大多只是心存不满而�