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流金岁月-时间管理艺术-第章

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,让自己能够顺着律调的第一步就是,从自己喜欢的事、有兴趣的事、能够保证获得成功的事做起。这样可以顺着律调,产生愉快的情绪。如果能够从事某种程度的机械性工作,单纯地反复地依循固定化的途径,不要多加思考,而且能够迅速地处理,自然可以顺着律调了。这层意义就是说,在自己所有的工作中,有必要确保单纯作业性的工作。如果能顺着律调,集中力便可提高,工作的积极性也能够达到最高水准。在这个时候,就能够将事情做连续性的安排,然后不断地完成它们。由于产生了加速度,工作便会意外地顺利开展。这种形势若将它中断的话,实在是一大损失。

    在进行集中时,有必要考虑到外界环境的干扰,避免其破坏律调,使律调无法保持平衡。因此遇到需做决断时,最好能独处,与外界隔绝,集中精神投入思考中。如果不能与外界隔绝,采用四个方法,也可以收到类似的效果:①每当集中精神时,便在桌上摆“工作中”、“请勿打扰”的牌子;②外来的访客或是电话,一概拒绝,可称说人不在办公室;

    ③利用空着的接待室、会议室、资料室等;④无关紧要的事情,可暂时延缓或者取消。

    □发挥时间分散化效果

    和时间集中化相反的是“时间分散化”的专门技术。时间集中,未必适合每种情况。能够活用时间分散化,有时也会出现令人意想不到的好效果。现可以举出六个例子:①主体过于庞大的事情;②主体数量过多的事情:③向性质互异的主题、工作、作业挑战的事情;④有时间限制的事情;⑤一天或一个星期内,包含了太多片刻时间或休闲时间的事情;⑥适合“习惯化”的事情。

    主题的内容太大,或是个数太多时,即使集中两三天,也无法完成。如果是在特殊的工作场所工作,哪能允许你投入一个星期,甚至十天半个月呢?碰到这种情况,就该分割主题,分配数量,采取一天完成一件的方法。

    再谈到面对性质不同的工作的事情,例如,将印刷资料装订成套,整理、分类、装订、放入信封里头,都是性质各异的工作。像这类工作,采用分散处理的方法也可以,只要稍微有一点时间,就可以拿来利用,一件一件地完成,当然这个事情,将整理成套,用订书机装订等等的步骤,一个一个分开集中来实行,也可提高效率。

    第⑥项适合习惯化的事情,可以从乐器的练习、健康管理等例子来说明。特别是健康管理,并不是一件可以集中在某一天、拼命活动筋骨的事情,不如分散时间,采取一天只做几分钟,但天天都做的运动方式,更能够发挥效果。

    在工作或人际关系上,也有类似的情况。例如学习语言,学习专门技能等等,跟朋友碰面时,会打个招呼;像这类事,根本就不需要花费什么时间,它是一个应该养成的习惯,是时间分散化专门技术的应用。这是将复杂的业务和单纯的业务相互配合的专门技术,它的构想来自于组合性质相异的工作,而让时间分散。实行这个技巧,将会收到意外的好效果。

    从事企划和系统技术的工作者,经常会用脑过度,而且分秒都处在紧张状态中,以致患神经衰弱症的比率非常高。曾经有一位管理者建议他不妨采用情绪转换法,并且将性质单纯而相异的工作组合一下,再来行动。这两个建议,虽然不是什么了不起的方法,但却意外地获得效果。

    假设目前手边有一些问候、致谢、近况报告等信件和电话要写、要打、要处理,如果依张数、件数来集中管理的话,较具有效率,但是,数量一多,可就累人了。再说,有些事情若是集中处理的话,往往会错过适当的行动时机。所以,不适合集中处理的事情,不妨利用片段时间或空闲时间来分散处理,较为妥当。处理电话跟信件,能够迅速地寄出,或是挑个好时机寄出,对管理者来说,着实是一项非常重要的专门技术。

    □让速读能力发生效用

    开发时间和开发能力之间存在着密切的关系。开发时间可以促进能力的开发,而能力要是被开发,时间也就能够被充分地开发了。开发时间必须具备各式各样的能力。从分析力、综合力、判断力,一直到想象力、直观力,几乎没有任何一种能力是跟时间无关的。在这些能力当中,特别有直接密切关系的有:①集中力;②判断力;③分析力;④构想力(创造性)。此外,还有一个较为特殊的必备能力,那就是:⑤速读能力。

    发挥集中力,可使时间扩张,获得充实感;判断力能够让管理者知道使用时间的最佳方法;分析力能够替时间做价值分析、本质分析,而成为开发时间的出发点;构想力、创造性构想能使开发时间获得具体性成果的能力。由此看来,这四项能力跟开发时间有密不可分的关系。

    速读对开发时间来说,可以有很大的贡献,这一点是相当容易了解的。例如,读书的速度如果能够提高1O 倍,那么同样页数的一本书,只需花过去时间的1/10,就可以读完了。假设一年的读书总时数是360 个小时,养成1O 倍速读力以后,时间就可以缩短为36 个小时,而所读的数量不变。如此,便会多出324 个小时,这多出来的时间,管理者可以用来做很多其他事,若仍用来看书,也可多看好几本。

    如果读书总时数不变,在这段时间内,就可阅读到比原来册数多出十倍的书籍量。如此,时间密度就充实多了,而时间价值也因此提高。速读不仅可使时间发挥更大效用,而且也有助于促进其他能力的开发,可说是一举数得。

    □创造个人专用速读术

    如果想要开发并提高速读能力,该怎么做呢?介绍速读的书籍,多得不可胜数,参考那些书籍也无妨。不过,这个“速读术”具有独创性,是因为如果能够持续不断地实践这个方法,最后,管理者一定可以自我创造出一种“个人专用速读术”。

    没有任何一种速读术,会比“个人专用速读术”更适合本人来学习,更方便于本人来使用。大凡属于工作上的事情,都会有个期限,有时候连读书这件事也不例外。例如,上司告诉你:“今天要将这本书看完,然后写出心得报告”,或者某位高层主管指示你:“赶快把这本书看完,并且把书上的重点整理出来”,这种事情是不是常常会遇到呢?

    碰到这种事情,大概没有人敢向顶头上司说:“不行呀,我办不到啊”,相反地,几乎所有的人,即使再没有信心,也会说:“好的,我会尽力而为”,勉为其难地答应下来。不过,不可思议的事情,就在这种时候发生了,一有了时间的限制,说也奇怪,就是能够在期限内读完书,抓住重点,写成报告。平时在一天内,怎么也没法看完5 页书的管理者,偏偏就是读完了一本300 页的书。有一句话说:“火灾时的爆发力”正是如此,所以只要有:①迫于需要;②彻底地集中精神这两个条件,任何人都能够速读。一旦限制了时间范围,就自然拥有了这两个条件,结果成就了速读的能力。

    有意识地使用这种想法,就能够提高速读能力。这也就是“限制时间范围速读术”。如果一本书不知道究竟到何年何月才能看完,不妨设定一个时间范围。无论如何,一定得在这个期限内读完它。如果能够不断地继续这样设定,那么,阅读的速度一定可以提高很多。根据有人曾经做过的各种试验,总结出最理想的做法是:以时间带来说,应运用傍晚、回到家以后的时间。所限制的时间范围是就寝前的时刻(晚上11 点,或凌晨零点)。这个时间带是一天当中最能够让人安静下来的读书时间带。还有,所谓“就寝时刻”的时间限制非常严格,但也具通融性。有时候会因为“只剩下一点点了”,所以就牺牲了一些睡眠时间来念完它,不过,长久如此,就会造成睡眠不足。这等于是压榨体力,所以还是在限定时间内完成它较好。为了满足这种必要性,不得不采取速读这个方法。但是,速读法并非适用于每个管理者,希望管理者能创造出属于自己的速读术。

    设定时间范围来读书。在这段时间内,将集中精神的方法、脑筋的使用法和其他随机应变所下的功夫,都记下来。如此,就可以体会到最适合自己的速读诀窍了。如果能不断地持续下去,自然可以养成只适合自己的特殊的个人专用速读术。
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