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（3）做好对周知对象的通知和会场组织工作。如是传达文件的会议，会务工
作的重点是充分准备好周知材料，其中既包括上级发布的文件，也包括本单
位贯彻落实上级机关文件的具体措施等；如是报告性的会议，除做好对与会
人员的组织外，还要做好对报告人的接待和介绍工作；新闻发布会也属周知
性会议，会务工作的重点除了与有关新闻单位取得联系以外，还有一项重要
的工作则是提前拟出并印制多份集中体现发布内容的新闻发布稿。
□显示性会议会务工作要点
（1）根据所需显示的内容和需要，确定适当的会议形式，并对会议的形
式做出精心设计，力争在可能的范围之内达到最佳的显示效果；（2）遵照领
导者的意见起草显示会议主旨的讲话材料；（3）对会议场所施以符合会议主
题和气氛的布置、装饰；（4）做好对参加会议的领导和有关人员的接待服务
工作；（5）保证所计划的到会人数和会场秩序；（6）做好对新闻单位的接
待或沟通工作等。
□电话会议会务工作要点
凡要召开电话会议的部门，持部门介绍信需提前三天以上的时间到所在
地的电信局长途电话营业处办理特别业务挂号。主办单位应向电话营业处人
员申明会议的名称、主办者、日期、会议起讫时间、受话局城市的市名、受
话单位和计划参加会议的人员等。授话局根据本局的业务情况，看能否按会
议主办者的要求开通会议电话，如条件允许，授话局即可将此电话会议列入
运营计划井与各受话局取得联系。电话会议主办单位在向电信局办理完毕预
订手续之后，即可通过适当的方式通知计划参加电话会议的单位或个人，请
对方与所在地的电话局取得联系，并届时在规定的时间、地点参加电话会议。
运营计划井与各受话局取得联系。电话会议主办单位在向电信局办理完毕预
订手续之后，即可通过适当的方式通知计划参加电话会议的单位或个人，请
对方与所在地的电话局取得联系，并届时在规定的时间、地点参加电话会议。
闻其声，不见其人，所以，为保证身在异地的与会者能够清楚、准确地
收听讲话人所讲述的内容，作为讲话起草人和讲话人就应努力使讲话内容明
白易懂，尽量不要使用方言、土语及晦涩、拗口和容易产生歧义的字词语句，
以免使受话者理解有误。
电话会议在宣布开始之前，授话局要按照计划叫通各受话局和受话者，
并得到回答。在电话会议结束之前，会议主持人最好再就受话者对会议所讲
述的内容是否听清给以确认。在确认受话者收听清楚无误后，即可结束会议。
□国际会议服务工作要点
在目前国内现有的条件下，凡负责接待国际会议服务的部门（包括有关
的宾馆、饭店），首先要向会议组织者了解会议的名称、出席会议的人数、
接待规格、与会国代表不同的生活习惯、宗教信仰、会议日程以及与会国人
员在服务方式、服务设施方面有无特殊要求，对其中一些重要的人物还要掌
握其个人的嗜好及忌讳等，并根据情况对会议的服务工作作出安排。国际会
议会场的布置，要按照会议主办者提供的方案进行。如会议人数不多，会议
亦不属谈判的性质，会场可采用椭圆形桌或方桌矩形布置，以表示无高下之
分，一律平等。如会议规模较大，则要选择设备较好，座席相当的会议厅并
进行适当的布置。布置的方法是：按照在主席台上就坐的人数，用配有同声
传译装置的条形桌，呈一字形排列，如主席台上需安排多排就坐，前后要呈
梯形排列。大会会标用何种文字书写或显示于何处，主席台的底幕处或悬挂
会徽或按英文字母顺序排列与会国国旗等，所有这些都要按照大会组织机构
确定的方案进行布置。与会人员来到会场应安排会议工作人员或服务员在入
口处迎接并引入休息厅暂作休息。休息厅的大小依会议的人数而定，如有重
要人物参加，其休息厅要与其他与会人的休息厅分开。休息厅内应有沙发或
靠背椅，在休息厅内除由服务员提供会议安排的饮料服务以外，还可在休息
室中另设一工作台，向与会者提供为他们个人所中意的饮料服务。如大会安
排与会人员直接进入会场，会议工作人员和服务人员要共同做好入场的引导
工作。如会场条件允许，应在每个座席前摆放适当的饮料、便笺、铅笔和手
巾，如安排茶水，在茶杯与茶盘之间一定要放置一小方巾，以免与会者用茶
时发出声响。在会场内除安排服务人员引导以外，在会场与各项服务设施或
其他与会人有可能使用的设施之间，还要适当安排必要的和明显的指示图板
或引导标记，以方便与会人员的使用。指示图板和引导标记所使用的文字用
会议所规定的正式语言文字。
□晚会服务工作要点
□晚会服务工作要点
排
5～8排之间的座位；如晚会安排
的是观看电影，则主宾席应安排在
15排左右的座位。如遇有高级领导人，场
地条件亦允许，主宾席前可摆放茶几、备置适当的饮料、手巾等。晚会开始
前，主宾到达时，入口处要有专人迎接，接挂衣帽，引入休息室，提供茶水
或其他饮料服务。主宾入场时，服务人员要引导至座位前。晚会中间休息时，
服务人员要引导主宾在休息室休息。如在专场演出结束以后，领导人员要上
台与演员见面，会议组织者要指定专人伴随在领导人员身边，以在上台、下
台时给予必要的关照和搀扶。在同演员见面时，对演员要向领导人员作简要
的介绍，并事先安排专门人员完成此间活动的摄影或摄像工作等。
□会议记录工作要点
如果有充分的理由证明会议的开销是正当的，书面记录很可能就有了保
证。“会议记录”的词典定义是指正式的活动全部过程。不过，为了对企业
最有用，会议记录必须集中于记录会议内容，而不是会议程序，而且为了在
会后继续有价值，应着重反映会议所产生和推荐的事情，而不是会上所发生
的事情。
会议记录的总负责人是会议主持人，可是做实际记录工作的人应是指派
的；在会议记录分发以前，会议主席要对它仔细审阅并予以批准。（单纯为
了做记录而由一个局外人来承办时，你会发现讨论进行得不那么无拘无束和
有成效。）不论由谁做会议记录，都应当懂得你不得要求逐词句的记录，也
不是要求压缩的抽象概念。良好的会议记录反映会议的精华。
会议记录只有在特殊情况下对某一目的所用时才应分发。如果会议的目
的是单纯的发布管理部门的信息，则与会者的名单、会上陈述的摘要、以及
最低限度的分发量就够了。有关经营问题的会议，或互相配合的小组会议，
一般要求较为详尽的记录，以保证达到会议最终目的。如果记录需要分发，
请注意下列事项：
·在会议记录复印前，要对草稿加以审阅和校正——如果要发给未曾参
加会议的人，这一点尤其重要。
·会后应尽快分发记录，如已对某些人分配任务，或已规定某种特别行
动（这是几天而不是几周的问题），则更为如此。
·对所有负有行动责任的人都要提供会议记录副本。假如某人没有参加
会议，最好能使他特别注意需要他配合行动的项目（例如，附一份备忘录，
或用色笔重点标明特殊项目）。礼貌上，要把会议记录副本分发给全体与会
者。
《成功有约——高效会议手册》会议问题的分析与处理
《成功有约——高效会议手册》会议问题的分析与处理
（1）与会者的发言离题
（2）与会者分心
（3）与会者之间发生争论
（4）与会者拒绝参与
（5）与会者显露不安并急于离席
（6）少数人垄断会议
（7）主席自己离题
现将以上八种问题的肇因、预防措施及补救途径扼要地陈述如下：
一、与会者发言离题
一、与会者发言离题
1。对会议目标或讨论主题不清楚。
2。过度关心某些问题，或基于某些迫切的需要而在无意中离题。
□预防
澄清会议的目标与讨论的主题。
□补救
1。主席应具高度的敏感性，以分辩离题的发言。
2。主席以未能澄清会议目标或讨论主题而当众致歉。举例来说，主席应
宣称：“你的发言有点偏离主题，那一定是因为我没有将会议目标或讨论主
题说清